【中图分类号】R197.32 【文献标识码】B 【文章编号】1006-1959(2009)09-0046-01 近年来,为了适应我国深化改革的需要,档案工作一直在探讨档案资料的优化管理问题。卫生事业单位在档案的管理形式上,采取集中一个单位各个职能部门不同门类,不同载体的档案为一室的综合管理方法,是值得提倡与推行的一种比较完善的管理形式,是卫生事业单位档案优化管理的必然趋势。卫生事业单位为什么要实行档案综合管理?其优越性和必要是什么?一个单位在综合档案室的建设过程中会遇到什么问题?怎样才能尽快实现综合管理?谈一下自己的看法:
1 卫生事业单位实行档案的综合管理是档案工作的原则和性质所决定的,也是为了更好地贯彻《档案法》的需要
我国机关档案管理的原则要求是“集中统一管理档案”,实行综合管理后,档案室将各个职能部门各种门类,各种载体的档案进行集中统一管理,是对我国档案工作管理原则在具体工作中的贯彻和体现。1987年公布的《中华人民共和国档案法》第十条规定“对国家规定的应当立卷的档案材料,必须按规定定期向本单位档按结构和档案工作人员移交、集中管理,任何人不得拒为己有”。从《档案法》的规定中可以看出,档案室管理的不只是文书档案,它还应包括一个单位的政治、经济、文化、科研等活动中形成的全部档案。因此,它的管理形式不应当是孤立的,分散的,而应当是集中的,卫生事业单位的档案产生于单位的政治经济,文化科研等活动,如:党政工团组织在日常工作中形成的文书档案,财务部门产生的会计档案,基本建设中的基建档案,卫生科研工作者产生的科技档案以及各种活动中形成的录音,录象,照片等特殊载体的档案。这些档案材料真实地记录了一个单位政治、经济、文化、科研活动的历史真面貌,只有集中起来实行综合管理,才能维护单位历史真面貌。
2 实行综合管理有利于维护档案资料的完整系统与安全
保证档案资料的完整,系统与安全是档案工作的原则要求之一,建立综合档案室集中统一管理档案,能很好地保证一个单位全部档案的完整性,系统性与安全性。因为,在没有集中管理的单位里,档案资料多由各部门管理,管理人员多是兼职,由于业务生疏,特别是对文书档案以外的其他档案的保管利用方面,更是认识不清,不够重视,影响了工作。有的单位基建图纸,长期堆放在柜顶上,任凭光、尘、气等对档案的影响,致使整套图纸脏破不堪。另有的单位基建图纸由于没有专人管理,在向新办公楼搬迁的过程中,工作人员将这些图纸当作没有用的废纸丢弃,后被懂档案知识的人发现才将图纸捡回交办公室。几年后这个单位在改建扩建施工中,这些图纸起到了不可估量的作用。
3 科研档案不实行集中管理会散落在科技人员个人手中,容易造成因工作调动,退休等原因资料难以收回的现象
如有的专业人员在退休时不愿主动交出自己的资料,甚至将此作为达到个人某些愿望的交换
条件,实行综合管理后档案室及时收回应立卷保存的资料,避免了上述弊端。
4 实行综合管理还可以保证档案资料在同一项目中的有机联系
如基本建设中形成的档案资料除了设计图纸以外还有计划任务书,施工合同书,工程预算书等多种文书材料,在没有综合档案室的情况下会因各自规档范围不同形成两个流向,既图纸归了科技档案室,文书资料归了文书档案室,导致人为地分割了该工程项目的有机联系,影响了完整性与系统性。
5 实行综合管理有利与提高档案管理人员的业务素质,有利与档案资料的开发与利用
档案实行了集中管理后,档案室集中了一个单位的全部档案,档案管理人员由兼职变为专业,可以提高业务素质,资料由单一为多元,馆藏丰富了,在档案的收集,整理,保管,鉴定,统计,利用和编目等方面都会引起深刻变化,档案管理的内容多了,就迫使工作人员从多方面了解和掌握档案工作的方针,政策以及科技的管理方法,提高工效率。同时由于明确了服务方向,端正了服务态度,全面熟悉了馆藏内容,主动了解客观需求,编制先进的检索工具,有效地揭示馆藏内容,采取多种形式给单位提供信息,使档案资料在政治,经济,科研,文化活动中发挥重要作用。
6 实行综合管理有利于促进档案事业的发展
一个单位的档案实行综合管理与否。在档案事业的发展上有很大不同,在没有综合管理的单位里,由于管理人员多是兼职,档案数量少,没有专门的库房,门类不全,难以为单位的政治,经济,科研等工作提供有效服务,相反在实行了综合管理的单位,由于配备了专门的库房和与档案管理 相适应的工作人员,会把档案工作开展得有声有色,使人们认识到这项工作是单位不可缺少的一部分,从而提高了档案工作的地位,推动了档案事业的发展。
从以上可以看出,卫生事业单位建立综合性档案室统一地管理一个单位的全部档案,是科学性较强又系统完善的管理形式,既与档案工作性质相适应,又与当案工作原则相一致的管理方法,是人们在长期的档 案工作中逐步认识掌握客观规律的基础上的经验总结,是值得档案监督指导部门大力提倡与推广的一种好办法。
作者单位:133001 吉林省延边州疾病预防控制中心