声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中所形成的对国家和社会有保存价值的以照片、底片、影片、录音带、录像带等不同材料作为载体的历史记录。随着科技的飞速发展及办公条件的改善，医院在组织活动时产生了大量的声像档案，较之过去的纸质档案资料，这些声像档案声情并茂的反映了医院在不同历史时期的真实状况，所起的作用是其它类型档案不可比拟的，成为档案材料的重要组成部分。对其进行数字化管理在档案管理中具有重要意义。�
1 开展医院声像档案数字化管理的必要性�
1．1 传统医院声像档案的局限性。传统医院声像档案因为一些技术上的原因及时代、年限等问题，在管理上存在一定弊端，因此导致档案受损或报废，以至于失去了应有的作用。�
1．1．1 传统医院声像档案不易保管。传统的医院声像档案对保管的要求较高，有严格的条件限制，容易受到多种有害因素的影响而缩短其寿命。如照片、底片应恒温、恒湿保存。长期贮存环境，24 h内温度的周期变化应在±2℃，相对湿度变化应±5％。中期贮存环境，24 h内温度的周期变化应在±5℃，相对湿度变化应在±10 %。如保存不当，照片就会发生变黄褪色，底片粘连变质等现象。同样，高温潮湿会引起录音带或录像带发霉、消磁、咬带，从而导致报废。�
故声像档案的保管除有严格的温湿度控制外，还要具备防磁、防光、防污染等多种保护措施，要达到以上严格保管条件不是一件容易的事情，需要投入较大量资金购入储存设备。�
1．1．2 传统医院声像档案质量不稳定。如：录音带、录像带由于磁介质信息载体的不稳定性，在适宜的条件下保存的时间也就是十来年，而且随着时间的变化，资料的质量会越来越差，在使用中，随着播放次数的增多，磨损也逐渐加大，会引起声音、影像质量的下降。�
1．1．3 存放空间大、手工检索困难。传统医院声像档案需要一定的存放空间，因其不同于纸质档案，因此要设置通风环境良好的声像档案库房或专柜，并长期开放空调，这对于用房面积紧张的单位来说有一定的困难，而且因为数量较大，分类、编目都有一定难度，故给检索、使用造成一定的困难。�
2 医院声像档案数字化的特点及优势�
随着医院计算机的广泛使用，使声像档案数字化管理成为可能，不仅可以节省储存空间，还可以通过网络方便快捷及时准确的远距离下载使用，充分实现档案资源共享。既节省资源又能提高管理质量和效率，具有传统管理方法无法比拟的强大优势。计算机、移动硬盘、光盘都可以成为存储工具。其中光盘是利用率较高的存储设备，和其他设备相比，它具有存储量大、性能可靠、使用寿命长等特点，既不需要更好的技术环境，同时对温度、湿度、磁场等不敏感，而且占用空间小，是数字声像档案理想的存储工具。�
3 医院声像档案数字化管理办法�
3．1 应对医院声像材料进行数字化处理。医院声像档案按其内容主要分为声音档案、录像档案、照片档案。�
3．1．1 医院照片档案的数字化处理 对于医院的一些老照片可采用扫描仪扫描或通过数码相机对其进行翻拍，从而完成数字化转换。扫描时，应注意扫描分辨率及图像格式的选择，分辨率过高，会导致照片文件过大，从而占据较大的存储空间，过低则导致照片的质量降低，因此合理选择扫描分辨率是照片档案数字化的一个关键技术，通常300DPI即可获得质量较好的照片；根据文件格式的特性，对于普通照片可采用JPEG格式存储，它具有较大的压缩比，可降低存贮空间；对于一些珍贵的照片，应采取TIFF格式存储，以最大限度地保持照片不失真。如照片档案因年代久远泛黄褪色或破损，可使用ps软件进行处理。�
3．1．2 医院录音档案的数字化处理 医院录音带可采用计算机软件制成音频文件，除了可以保存为常见的WAV、SND和VOC格式外，还可以直接压缩为MP3或RM文件，目前Cool Edit PRO2．1和AD Sound Recorder都是功能强大的录音软件，可以运行在Windows操作系统下，能高质量的完成录音、编辑、合成等任务。录音时选择适当的采样频率、录音声道和量化标准，对数字化录音资料的质量有重大影响，选择过高，文件太大，不利于资源利用；选择过低则会降低源带质量，所以在选择这些选项时要遵循一个原则：要在不减低源带质量的情况下选择一个合理的数值。实验表明，量化标准比采样频率更为重要，对音质影响更大，通常情况下，语言带选择22K的采样频率，16bit的量化标准；音乐带可选择32K的采样频率，16bit的量化标准。而声道的选择，通常语言带选择单声道，音乐带选择双声道。�
3．1．3 医院录像带的数字化处理 对医院录像带，可通过视频采集卡集成MPGE文件格式并转刻成VCD或DVD。现行的AdobePremiere、AdobeAfter Effects 6．5或DiscreetCombustion软件都可完成录像带数字化转换，也可通过数码录像机转录后刻录。�
3．2 结合医院实际工作数字化管理声像档案。�
3．2．1 明确范围，收集整理。长期以来，因为医院声像档案管理的误区及医院声像档案意识的淡薄，使得个别人员对医院声像资料认识不够，不知道该如何保管，致使该载体资料流失。凡记载医院召开重要会议、参加外事活动、取得的科研成果、开展的新技术新项目等的照片、底片、VCD、录音、录像都在归档范围。医院档案管理人员在每一次活动结束后，应积极主动地收集、整理声像资料，以保证医院档案资料的完整性及实用性。�
3．2．2 分类编目，立卷归档。为便于医院档案的保存和利用，需根据医院声像档案的内容进行分类编目，立卷归档。�
3．2．2．1 医院照片档案按拍摄时间、内容分类。同属一类的照片按时间顺序编号，纸质照片应同时填写其底片号。档号格式为：全宗号-目录号-案卷号-流水号(照片号、底片号)。照片编号采用横写格式，其格式为照片/底片号-文字说明-拍摄时间-作者。纸质照片档案应同底片一同归档，如已经数字化处理，还应标明数码目录号，既可直接保存在计算机内，也可刻成光盘。�
数码照片可按其拍摄年代建立文件夹，内设子文件夹，文件夹内应附文件说明(文字说明、拍摄时间、作者等)。数码照片的档号格式为全宗号-数码目录号-盘号-数码照片号。永久保存的数码照片亦应同时冲洗纸质照片保存，以供查阅，其编号应对应数码照片编号。�
3．2．2．2 医院录音、录像档案按年代、记录内容分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。其档号格式为：全宗号-目录号-案卷号-流水号。已转换成音频文件、视频文件的档案分类、编目方法与其相同。此类档案即可存入计算机，也可刻录成VCD光盘。归档时录音带、录像带应同其光盘一同归档。�
3．2．2．3 光盘的使用年限为100年，但为避免意外发生，医院归档光盘应同时保存一式两份，一份存档，一份供查阅。在数字化管理的同时，其原始资料亦应妥善保管。�
3．2．3 统一管理，规范使用。为方便医院数字化声像档案的管理与使用，医院应建立统一的数据库和搜索引擎，同时建立严格的使用管理制度，避免声像资料的流失。①设专职人员管理医院声像档案；②定期检查医院声像档案，避免破损；③借阅医院声像档案应履行借阅手续，应登记档案的编号、起至时间、借阅人签名等，医院声像档案不经允许不得复制;④医院声像档案归还时档案管理人员要认真检查，严格验收，发现问题，及时解决;⑤医院声像档案要分级进行管理，对珍贵的历史资料列为重要保护范围，原则上不外借，工作特别需要，需经主管领导批准；⑥在不影响保密的前提下，可利用医院声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用医院声像档案。