蓝罗猛 南宁市第二十四中学
中学人事档案管理作为档案管理工作的重要内容，在人力资源管理中发挥着不可替代的作用。中学人事档案中包含诸多教职工信息资料，如教职工工作年限、职称、权责范围、工作经历、学历、奖惩记录等，这些资料信息真实地反映了教职工工作历程及其在具体工作中所体现的综合素质、专业能力。而人力资源管理以实现组织目标为己任，找准人力资源缺口，通过招聘、选拔、任用、培训等方式为中学教育工作的开展提供主体力量，为中学管理水平的提升提供保障。若想持续优化人力资源管理，便需要挖掘人事档案中有价值的信息资源，采用精细化管理方式，避免主观经验与人为因素导致管理决策缺乏科学性。因此如何发挥人事档案管理在中学人力资源管理中的作用已经成为一项重要的研究课题。
人事档案管理隶属于行政管理部门，与人员调配、培训、考核等管理相互结合，主要内容包括收集、整理、归档人事档案材料，统计教职工数量、计算工龄、工资等，保存流动人员专业技术职称及有关材料，按照相关规定向有关单位提供使用或转递存档人员档案材料，出具相关证明材料等。人力资源管理则隶属于研究部门，以组织发展战略目标为导向，综合考虑组织当下发展状况与未来发展需求，围绕组织本阶段中心工作任务，以为组织发展提供人员储备，结合不同时期的发展目标、发展规划等制定相应的人力资源招聘、选拔、任用、开发利用等配备方案。人事档案是人才信息的重要载体，也是知人善任、选贤举能的重要工具，人事档案管理侧重于信息资源内容、存储形式管理，而人力资源管理是一项综合性、动态性与持续性的管理活动，旨在为人事管理提供解决方案。二者虽然在管理内容、形式与实施途径上具有明显的差异性，但在总体目标上具有共通性，并且具有相辅相成、相互促进、相互补充的内在联系。人事档案管理中收集的各类人才信息资源是人力资源管理的决策支持，人事档案信息的完整性、全面性与真实性将直接影响人力资源管理中各项规划、配备方案的可行性。不仅如此，高效率的人事档案管理可以确保人力资源管理人员在较短时间内了解教职工具体情况，借助相关人才资料以实行具体的管理方法。
中学人力资源管理的目的在于采用先进、前沿的管理理念、管理手段以科学配置人力资源，平衡教职工的知识与技能结构，确保教职工综合素质、专业能力与岗位工作要求相匹配，从而调动教职工工作积极性、发挥其主观能动性，达到人尽其才的目标。而人事档案管理可以为人力资源管理提供真实、可靠的人才信息，进一步体现出人力资源管理前瞻性、系统性与战略性的特点。综合而言，人事档案管理在中学人力资源管理中的作用具体体现在以下四大方面：
(一)为人力资源规划提供科学依据
在中学人力资源管理中，人力资源规划是指以中学发展战略为导向，以内外部环境变化为基础，在分析、评估中学人力资源需求与供给情况的前提下采取科学、有效且合理的方式对人力资源获取、配置等各个管理环节进行规划，制定人力资源供需平衡计划以确保中学能够在需要时间、岗位工作上及时获取人力资源的综合性规划活动。人力资源规划的要点在于充分利用已有的人力资源，得到并保留一定比例的具备特定知识技能结构的人员，这就需要在规划阶段掌握中学现有的人力资源存量、人员结构等，根据前一阶段中学人力资源的流动、流失等状况找准人力资源缺口，在保证人力资源有效供给的基础上为后续人力资源的开发利用提供保障。而人事档案可以反映教职工结构特点、专业技能与综合素质水平，体现出在一定时期内中学人力资源的变化情况，例如退休、辞职等计划内更替；
离职情况下的人力资源流失；
晋升、转岗、升职等情况下的人力资源流动等。人力资源管理人员便可以结合人事档案中所记录、反映的人力资源供需状况以制定人力资源供需平衡计划，切实做好供需分析与评估工作，结合实际岗位工作需求以进一步编制人力资源招聘计划、使用计划等，有效避免人才资源被浪费、压制，防止人力资源规划中出现盲目性、随意性、主观性较大的问题。
(二)为人力资源配置提供有益参考
中学人力资源管理中的人力资源配置以人尽其才、人尽其用、人事相宜为基本原则。中学岗位有层次与学科之分，占据不同的位置并处于不同的职级水平，而每一名教职工的能力水平也不尽相同，合理的人力资源配置需要确保人的能力与岗位的能级相对应，将人安置到有助于其优势最大化发挥的岗位上，并且通过动态化调整确保人岗匹配，促进人才在中学内部合理流动。对于中学而言，人力资源的优化配置可以促进人才之间优势互补、经验交流，最大程度地调动人才工作积极性，提高各岗位人员的工作效率与质量，以此促进中学发展战略目标的落地、落实。但在实际的人力资源配置中经常会因对各岗位价值、人员专业技能素养等的了解不够充分，而导致人员能力与岗位要求脱节，不仅会浪费人力资源，而且会降低人员工作主动性。而人事档案管理可以为人力资源配置提供有益参考，人事档案中存储的岗位标准、岗位技能等信息可以为岗位价值评估提供依据，人力资源管理人员在岗位价值评估基础上结合岗位工作难度、工作量以及人事档案中各岗位人员职称、年龄、工作年限、工作经验等信息，促进人员在学校各部门、学科之间有序流动，结合人员能力变化及发展对其进行级别调整，在中学内部形成争当先进、提升素质的良好氛围，可以使人员恪尽职守，提高学校整体效能。
(三)为人力资源开发提供积极指导
中学人力资源管理中，人力资源开发的主要目标在于通过开发活动提高人的才能，增强人的活力与积极性，主要的开发活动形式为培训，需要人力资源管理人员结合中学中心工作任务、教育管理要求、一线教学工作实际情况等筹划培训资源，结合国家相关规定为教职工提供实现个人价值、广泛学习多学科理论知识、练就扎实本领的学习机会。人力资源开发需要以培训需求分析为起点，在不同阶段，不同岗位人员的工作内容具有明显的差异性，这种差异性决定了在培训中需要坚持“因材施教”，例如针对一线教育工作者需要以国家教育政策方针为导向、以解决实际教学问题为基本，通过开展培训活动以提升其教学胜任力；
针对教育管理工作者则需要通过培训使其了解教育新形势，指导其了解中学现有教育资源、教育实施面临的现实困境等。查阅人事档案是全方位获取信息的有效途径，将人事档案管理与人力资源管理结合为有机整体，通过人事档案获取教职工知识结构、专业结构、年龄结构、个性等方面的信息，构建有层次、有针对性的教育培训体系，充分发挥老年教职工经验优势，中青年教职工的活力干劲，促进教职工之间分享经验、共通探讨并解决问题，能够为人力资源开发提供积极指导。
(四)为人力资源激励机制建设提供明确方向
在中学，广大教职工虽然以学校整体发展为目标导向，但其工作动因、工作需求、工作方式与工作内容等具有明显的差异性，尤其是从事一线教学工作的教职工，因工作的特殊性导致其在日常工作中很容易出现职业倦怠问题，工作积极性也会大幅度降低。这就需要在中学人力资源管理中制定完善的激励机制以消除其职业倦怠心理，帮助其恢复对教育教学工作的热情。马斯洛需求层次理论将个体需求划分为五大层次，有效的激励机制便是在满足个体低层次需求的同时激发其高层次需求，将个体理想、价值等与组织愿景有机结合，使个体在实现个人价值的同时可以推进组织目标的实现。而人事档案中较为完整地记录了教职工学习、工作与发展历程，通过分析人事档案资料可以精准把握教职工的现实与内部需求，以采取针对性的激励措施提升其工作积极性。例如针对工作年限较长、工作经验较为丰富的教职工可以采取工作激励措施，即为其分配具有挑战性、创新性的工作，使其在完成工作任务中获得成功感、满足感，也可以在实际工作中一展才华，产生高度的工作热情；
再如针对工作年限较短的青年教职工可以为其提供工作指导与帮助，使其切实感受到学校对其的关注、信任与尊重，增强其对学校的归属感。由此可见，人事档案管理可以为人力资源激励机制的建设提供明确方向。
人事档案管理与人力资源管理间的关系及其在人力资源管理中的重要作用，决定了高效率、高质量人事档案管理的必要性、迫切性，建议从以下几大方面入手提高人事档案管理质量与效率，充分发挥其在人力资源管理中的功能。
(一)实现人事档案管理动态化
中学人力资源管理具有动态性、前瞻性的特点。当前教育形势不断变化，面临着教育生态重塑、教育改革的现实困境，中学教学管理工作、一线教学工作等都对教职工的知识储备、技能水平、职业道德等提出更高要求，在充分利用现有人力资源的前提下获得、保留具备一定专业知识与技能的人员是中学人力资源管理的重中之重。人事档案管理可以为人力资源管理提供决策支持与信息依据，若想体现出人事档案管理的价值，便需要实现人事档案管理的动态化，即结合人力资源动态管理要求，从源头上提高人事档案的质量，通过人事档案资料的动态采集、鉴别及更新确保人事档案信息的完整性、真实性、可靠性。与此同时要及时将新产生的人事资料补充到相应的档案中，高度重视对可反映人才结构、人才基本情况等重要材料的采集与归档，确保人事档案可以真实反映出中学教职工发展过程、人力资源变化趋势等，这样才能在人力资源供需分析、规划制定中有效利用人事档案资料。
(二)重视人事档案管理信息化
现阶段，大部分中学都意识到人事档案管理在人力资源管理中的重要作用，并高度重视人力资源资料的采集、分类、管理与存储，但依然存在重存储形式、轻存储内容；
重信息采集、轻信息挖掘；
重信息安全、轻信息利用等问题，导致人事档案管理实效性偏低，难以为人力资源管理提供指导、帮助。针对此种情况要扎实推进人事档案管理的信息化建设，结合档案资料的重要程度、机密性等对其进行数字化处理，将原本纸质档案转化为数字化档案，避免档案资料丢失、损坏或被人为篡改。与此同时，提升档案资料收集的时效性，满足人力资源管理的动态化要求，可以引入OA办公系统，指导各部门参照档案文件模板定期、定时、定渠道地上传本部门相关的人事档案资料，管理部门人员则对档案资料进行审批、筛选与整理，以此拓宽人事档案信息容量，为人力资源管理提供强有力的信息资源保障。除此之外要积极借助大数据、云计算等信息技术挖掘人事档案资料价值，利用档案信息构建人力资源管理模型，确保各个管理环节的科学性、合理性与有效性。
(三)注重人事档案管理规范化
在实现人事档案管理动态化与信息化的基础上，学校要结合档案工作相关规定、标准与细则，结合学校人力资源管理现实需求、人事档案管理实际情况以进一步完善人事档案管理制度，明确划分各部门、各岗位的管理责任、权利范围，以制度约束管理行为，倒逼管理人员注重方法创新、效能提升。同时要结合人力资源管理的特点在学校内部营造积极、健康的文化氛围，提高各部门与各岗位人员对人事档案管理工作的重视程度、支持力度，要求各部门严格遵守学校人事档案管理规章制度，按照要求上传档案资料，保证档案质量。此外，需要实行人事档案的绩效管理模式，将人事档案利用率、质量等纳入绩效考核评价指标体系，提升人事档案管理在学校内的战略定位，发挥人事档案管理在人力资源管理中的重要作用。
人事档案管理于人力资源管理具有相辅相成、相互促进、相互补充的内在联系，科学、有效的人事档案管理可以为人力资源规划提供科学依据，为人力资源配置提供有益启示，为人力资源开发提供积极指导并且为人力资源激励机制的建设提供明确方向。为此，中学要积极实现人事档案管理的动态化、信息化与规范化，不断提高人事档案管理质量与效率，在开展人力资源管理工作中深度挖掘人事档案中的信息价值，发挥其决策支持与信息依据作用，进而从整体上提高人力资源管理水平。
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