下面是小编为大家整理的2023年档案管理实施方案通用（全文完整）,供大家参考。
为了确保我们的努力取得实效，就需要我们事先制定方案，方案一般包括指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。方案应该怎么制定才好呢？它山之石可以攻玉，下面小编为您精心整理了5篇《档案管理实施方案》，亲的肯定与分享是对我们最大的鼓励。
档案管理实施方案 篇一
为进一步加大档案规范化管理力度，更有效地积累、保护和利用我局档案资源，更好地为水利发展服务、水利服务社会，现按照XX省档案管理标准的要求，结合我局工作实际，特制订实施方案如下：
一、指导思想
树立和落实科学发展观，增强档案工作意识，强化档案监督指导职能，实现依法治档，推动档案工作健康有序开展，提高档案利用价值，为我局水利事业发展及水利服务社会提供档案信息保障。
二、工作目标
以《档案法》、《XX省档案管理条例》等为法律依据，以《XX省机关档案工作目标管理考核办法》为标准，在申报省一级达标工作中提高全体干部职工的档案意识，理顺档案工作机制，建立和健全档案规章制度，夯实档案工作基础，达到实现省一级目标管理标准和促进管理整体水平提高的双重目标，在20xx年晋升省二级的基础上，今年8月通过XX县档案局复查合格。为能使我局档案管理进一步科学化、现代化，更好地为水利经济、社会发展服务。现申报省一级达标管理标准。
三、实施步骤
（一）准备阶段（20xx年7 月－20xx年 8月）
1、考察学习，借鉴经验。由局分管档案工作的领导带队，办公室相关人员参加，到档案管理水平达到省一级标准的单位学习。同时已联系阳新档案局，确定其帮助具体计划实施。
2、严格执行和完善“三合一”制度。根据国家档案局《机关文件材料归档与不归档范围》，结合我局实际，在深入调查的基础上，完善《局文件材料分类方案、归档范围和保管期限表》（简称“三合一”制度），为归档文件材料的收集整理提供参照依据和标准。
3、成立档案管理达标领导小组。为确保我局档案目标管理达省一级标准， 成立由 胡焕发、艾国华 任组长， 马光明、阚晓东为副组长，局党委相关成员、局属各科室（单位）主要负责人及李福梅、杨传耀、李 华、张文涛等为成员的档案管理达标工作领导小组，组织实施我局档案升级达标工作。领导小组主要负责全局人员的统一协调、项目论证、任务安排、经费使用监督和协商联系等全局性工作。
4、召开动员大会。召开由相关责任领导、中层以上干部和责任人组成的档案达标成员参加的档案升级达标工作动员会，安排部署我局档案升级达标工作。同时，组织相关人员学习《档案法》及相关档案业务知识。
（二）实施阶段（20xx年 9月－20xx年 11月）
1、收集整理各门类档案资料。
（1）文书文件材料的收集整理
按照归档范围对1958至1968年、1986至 20xx 年文书文件材料进行收集整理，对已经归档整理的历年文书案卷，按照标准进行全面系统检查整改，进一步规范。
（2）科技档案
自建库以来：文件、资料计1280卷；图纸8005张，和其它相关图纸等进行重新装盒、编号整理。
（3）会计档案收集齐全，进一步规范。
（4）声像、图片文件材料的收集整理
对我局在工作中形成的反映历史面貌及工作职能的重要会议、重大活动、工作成果包括水库除险加固、防汛抗旱、工程管理、水政执法、党务、政务等类型的声像、图片资料进行收集和规范整理。
（5）电子文档文件材料的收集
对一部分整理不规范，散存在科室单位和个人手中的电子文档等进行收集和保护，规范整理。
（6）实物材料的整理
对我局历年获得的奖证、奖牌、奖杯、奖品等具有保存价值的实物进行收集，分类存放档案室。
2、制定和完善档案管理制度。根据《中华人民共和国档案法》、《XX省机关档案目标管理考评办法》等有关文件规定，建立健全归档、保管、保密、鉴定销毁、统计和利用等档案规章制度。同时结合本局工作实际，制定相关门类资料的管理办法，如会计档案、电子文本及图片等，进一步规范各门类档案资料的整理。完善《机关档案人员岗位责任制》、《立卷归档制度》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案查阅须知》等制度。
3、做好档案信息编研工作。编写全宗介绍、立卷、说明、组织沿革、大事记、主要业务工作基础数字汇编，整理专题汇集、发文汇集等参考资料，收集统计档案工作基本情况，编制案卷目录、案卷文件目录等检查工具。
4、完善基础设施，改善档案保管条件。一是重新确定档案室，其位置、防护结构达到国家规定要求。二是购置安装、标准摆放档案密集架，合理安排档案库房、阅档室（荣誉室）和档案人员办公室，做到“三分开”；配齐档案柜、防磁柜、空调、抽湿机、装订机、刻录机、电脑、吸尘器、温湿度计、防光窗帘等设备设施，达到防尘、防光、防鼠、防虫等八防要求。三是将档案管理的相关制度上墙，整理好的各门类档案上架入库保管。
（三）申报验收阶段（20xx年 12 月底以前）
1、自查。对照XX省机关档案工作目标管理考评标准，每项进行自查打分，查缺补漏，统计档案数据，撰写自查报告、升级工作报告等。
2、申报。完善各类申报和验收材料，整理汇编成册，向档案部门正式申请验收评审。
3、验收。20xx 年12月底前接受档案部门评审验收。
四、工作专班及任务分解
（一）文书档案工作专班
责任领导：马光明责 任 人：杨传耀、李华
工作任务：负责文书档案的收集整理，对现行收发文处理进一步规范。
（二）制度及编研材料工作专班
责任领导：艾国华责 任 人：毛志刚、钟学云
工作任务：负责档案管理的各类制度的制定及修改完善，各类编研材料的编写、总结，申报材料的撰写以及整理汇编等。
（三）会计档案工作专班
责任领导：胡焕发责 任 人：熊林生
工作任务：负责历年财务档案的收集整理。
（四）工程管理、除险加固档案专班
责任领导：阚晓东责 任 人：徐 维
工作任务：负责工程管理、除险加固等业务档案的收集、整理。
（五）电子文档、图片、实物专班
责任领导：廖作强责 任 人：李福梅
工作任务：负责局历年来大型活动的电子文档、图片资料等实物进行收集整理归档。
（六）基础设施工作专班
责任领导：廖作强责 任 人：李福梅
工作任务：负责局档案室各类硬件设施的购置，落实各类防护措施，改善档案保管条件。
（七）备用专班：
责任领导：马光明责任 人：郑传好、柯美合、杨传耀、张文涛
工作任务：负责全局除上述专班外的特殊档案的收集、整理工作。
各工作专班，收集资料类别参照局办公室20xx年11月18日下发的《关于公文办理、运转、归档等相关规定的通知》中的附件二：《富水水库管理局文件材料分类方案、归档范围、保管期限表》。
五、工作要求
（一）统一思想，形成共识。
开展档案目标管理达标工作，是适应档案工作发展，进一步夯实档案工作基础，是水利事业发展、水利服务社会的迫切需要，是改善我局档案工作面貌，进一步规范管理、提高工作效率的重要举措。全体机关干部职工都要高度重视此次档案升级达标工作，充分认识档案管理的重大意义，增强档案意识，自觉配合和支持档案升级达标工作，并在今后的工作中规范各门类档案管理。
（二）各负其责，有序推进。
档案的升级达标工作周期长、头绪多、任务重，是一项复杂而系统的工程，涉及局各科室、各单位，必须齐抓共管，密切配合才能完成。局办公室要做好各项工作的统筹协调，聘请档案局专业人员进行具体业务指导，解决各种具体问题。各责任领导要在认真研究、明确职责任务，弄清所分管的相关门类档案管理现状的基础上，及时召集工作专班成员开会，研究具体措施，安排具体工作。对过去不规范的档案要查缺补漏，集中时间和人员花大力气进行收集整理，并及时建立规范的管理制度。各专班在档案收集整理过程中，加强与局办公室的联系，办公室要联系专业人员进行业务指导，确保档案整理质量。
（三）严肃纪律，规范管理。凡按照本方案以及文件材料归档范围的规定需收集、整理的档案资料，局属各科室（单位）要不折不扣、毫无保留地收集整理，移交档案室，集中统一管理，任何人不得据为己有或拒绝归档。凡因档案资料收集不配合，不支持，移交不及时、不完整而发生的遗失、损毁、泄密等问题，要追究相关责任人的责任。
（四）加强督办，确保进度。局档案管理工作领导小组要认真履行工作职责，定期进行检查督办，随时掌握各门类档案收集整理进展情况，检查整理质量，协调解决各种具体问题，确保档案升级工作顺利进行，按时达标。
档案管理实施方案 篇二
市文化市场综合执法支队
争创档案工作目标管理省一级实施方案
为适应新时期档案工作发展要求，进一步加强支队档案工作，提高档案工作管理和利用服务水平，实现支队档案工作目标管理省一级标准达标，结合工作实际，特制定如下工作方案。
一、创建目标与要求
档案工作是支队工作的重要组成部分，是提高支队办公效率和工作质量的重要基础。根据《湖北省机关档案工作目标管理考评办法》规定，省一级重点考评本单位档案工作的规范性，省一级重点考评本单位档案工作的先进性，省特级重点考评系统档案工作的规范性、先进性。通过创建，综合评分达到省一级档案目标管理考评标准。
二、主要创建内容
（一）组织管理
1、成立领导小组，制定工作计划，明确档案工作职责。
2、制发档案管理办法，“三合一”制度，制定档案保管、保密、利用、统计、移交和档案人员岗位责任制度。
3、学习《档案法》、《湖北省档案管理条例》，参加档案法规和业务培训，落实档案员待遇。
4、法规、制度上墙。
5、档案集中统一管理，对系统档案工作进行监督、指导，积极参加档案工作协作组活动。
（责任单位：档案室）
（二）设施建设
1、库房、办公室、档案室“三室分开”，建立实物档案陈列室。
2、“九防”设施完备（防火、防盗、防高温、防潮、防雷、防尘、防光、防鼠、防虫）。
3、装具设备等符合国家和省档案行业标准规定。
（责任单位：档案室，各大队、科、室配合）
（三）基础业务
1、六大门类（文书、案卷、会计、电子、声像、实物）的档案收集齐全，整理规范，符合要求。
2、档案整理，分类科学，期限划分准确，排列编号有序，目录填写完整，装盒规范美观。
3、建立台账、统计、鉴定和日常保管的记录（温湿度、防虫霉药和库房杀虫灭菌等）。
4、移交、销毁有台账，手续齐全。
（责任单位：办公室，各大队、科、室配合。文书、电子、声像档案由办公室收集整理，案卷、文书、实物档案由法制科收集整理）
（四）现代化管理
1、配备专用计算机和应用软件，并开始纸质与电子档案同步生成、管理与利用。
2、建立目录数据表，重要档案按规定格式要求进行全文导入或扫描。
（责任单位：档案室，各大队、科、室配合）
（五）开发利用
1、编有纸质文书档案案卷目录和专业档案案卷目录。
2、有利用查阅登记台账记录。
3、规范编写全宗介绍、组织沿革、大事记、专题汇集、概要等参考资料。
4、利用档案对工作服务的效果。
（责任单位：档案室，各大队、科、室配合）
三、创建措施
（一）加强组织领导
成立档案目标管理领导小组，由党支部副书记任组长，办公室主任任副组长，各大队、科、室负责人为成员。领导小组下设办公室，负责办公室日常工作。
聘请市档案局局1-3名业务技术骨干为业务指导员，现场指导省一级档案目标管理工作，立足支队工作实际，本着缺什么、补什么的原则，按照《考评标准及自查、考评记录表》的考核项目逐条逐项落实到位，确保支队档案目标管理工作升级达标。
（二）保障经费投入
对照《湖北省机关档案工作目标管理考评办法》要求，实行库房、办公室、档案室“三室分开”，建立实物档案陈列室，保证设施建设、档案整理相关工作经费，按政策落实档案员待遇。
（三）加强检查督办
根据本方案明确的责任，实行一旬一检查，对进展缓慢、工作配合不力的进行批评，对影响今年档案工作达标的科室和个人实行责任倒查。
市文化市场综合执法支队
二○××年五月五日
档案管理实施方案 篇三
一、目的
为了规范档案管理规范，总经办在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档案的标记，并且有统计监督作用。
本规则规定了企业档案的分类整理、类目标识、档号编制及编制检索工具的一般方法和要求。
二、档案编号规则
档案编号：由四个部分组成，分别是一级目录、二级目录、三级目录（年月）、流水号
1、一级目录
根据企业的情况，一级目录以公司为划分，目前共分为五个，分别是合诚（HC）、化学(HX)、实业(SY)、天诚（TC）、其它（QT其它公司）。
2、二级目录
以档案的类别为划分：取类别的拼音的首个字母。
如：项目—XM，大事记—DSJ
3、三级目录（年月）
因考虑到很多档案都是日累月积的，并且查找的时候也大多是以时间为依据的，故取文件形成的年份和月份为档案编号的三级目录，年份取后两位数字，月亦为两位数，如果不能确定具体月份则以00表示
4、流水号
四位数字为流水号，如0001，0033
5、例子
20××年立项的科技项目白兰花生态公园、DHA蛋鸡养殖场及现代生物技术深加工示范基地建设，档案编号为：SY-XM-0400-0001
20××年9月化学取得的20xx-2009年A级纳税人荣誉证书，档案编号为：HX-RY-1209-0056
三、档案排架规则
排架顺序合诚（HC）-化学(HX)-实业(SY)- 天诚（TC）-其它（QT其它公司），具体档案架排序，以二级目录的字母顺序为序
四、新编号实施及更新
目前已有大量的档案已存档，如果要全部立即更新的话，工作量过大，耗费的时间过长，因此采取以下步骤实施及更新编号
1、在档案的台账中将已存的档案全部增加新的档案编号，同时保留旧编号
2、新增的档案只用新的编号
3、在旧档案使用时更新编号，并在台账中标注或删除旧的档案编号
4、年内完成全部编号更新的。工作
5、整理档案室文件以档案排架规则排档，并在档案架内和外都作标注，便于查找
6、编制档案检索工具或台账
档案管理实施方案 篇四
居民健康档案的建立是关系到辖区广大人民群众身体健康的一个关键环节，根据《阜阳市促进基本公共卫生服务逐步均等化实施意见》及《太和县促进基本公共卫生服务逐步均等化实施意见》卫监[20××]327号文件精神，结合实际，制定20xx年居民健康档案项目方案。
一、项目目标
(一)总目标
根据全县要求，中心基本建立统一、科学、规范的居民健康档案管理制度，逐步实现居民健康档案管理信息化。以健康档案为载体，为居民提供连续、综合、适宜、经济的基本医疗卫生服务并建立居民电子健康档案。
(二)年度目标
20××年纸质档案及电子档案分别达到100％。
二、项目范围和内容
(一)范围：辖区所属社区及行政村。
(二)内容：
1、制定居民健康档案管理规范
严格执行卫生部制定的居民健康档案管理规范，结合我县相关文件规定。统一规范服务对象、居民健康档案内容、建档方式、服务流程、档案保管和使用等。新建立的居民健康档案必须符合卫生部制定的《居民健康档案管理规范》要求和省卫生厅颁布的规定。应在1年内逐步更新，使其达到新的要求和规定。
2、健康档案管理适宜技术培训
(1)培训对象：社区卫生服务中心卫生技术人员、社区服务站医生及乡村医生。以提高技术水平，向城乡居民提供优质的建立健康档案服务。
(2)培训内容：居民健康档案管理和使用规范、要求、技术，建立健康档案必须的医学知识和技能，档案管理信息化技术等。主要教学资料有：《中华人民共和国档案法》，卫生部《居民健康档案管理规范》、《病历管理规范》，国家和省、市、县卫生行政部门颁发的各种规定、计算机基础知识等。
3、建立居民健康档案
(1)居民健康档案内容
居民健康档案内容包括个人基本信息、健康体检、重点人群管理记录和其他医疗卫生服务记录。
①个人基本情况包括姓名、性别等基础信息和家族史、既往史等基本健康信息。 ②健康体检包括一般健康检查、生活行为方式、健康状况及其疾病用药情况、健康评价等。
③重点人群管理记录包括国家基本公共卫生服务项目要求的0—3岁儿童保健、孕产妇保健、老年人保健、慢性病患者管理等各类重点人群的随访和管理记录。
④其他医疗卫生服务记录包括上述记录之外的其他接诊记录、住院记录、转诊记录、会诊记录等。
(2)居民健康档案的建立方式社区卫生服务中心(站)、村卫生室等基层医疗机构负责向辖区内居民提供建立健康档案服务。
①辖区居民到基层医疗卫生机构接受服务时，由首诊医生负责为其建立居民健康档案，并根据其主要健康问题和卫生服务需要填写相应记录。
②通过入户服务(调查)、疾病筛查、健康体检等多种方式，由基层医疗卫生机构责任医护人员分期、分批在居民家中或工作现场为辖区内重点人群建立居民健康档案，并根据其主
要健康问题和卫生服务需要填写相应记录；0—3岁儿童健康管理和预防接种服务专项档案由儿童保健医务人员在新生儿访视时建立；孕产妇保健服务专项档案则由妇产科或妇女保健医护人员在早孕诊断确认后建立。
③在医疗卫生服务提供过程中建立的健康档案相关记录表单，装入居民健康档案袋统一存放。
(3)居民健康档案的使用
①已建档居民到基层医疗卫生机构复诊时，在调取其健康档案后，由接诊医生根据复诊情况，及时填写、更新和补充相应记录内容。
②入户医疗卫生服务时，应事先查阅服务对象的健康档案并携带相应表单，在服务过程中记录、补充相应内容。
③需要转诊、会诊的服务对象，由接诊医生填写转诊、会诊记录。
④所有的服务记录由责任医生统一汇总、及时归档。
(4)健康档案管理
居民健康档案参照《医疗病历管理办法》管理，重点要求如下：
①中心建立居民健康档案服务专(兼)职管理人员，接受过本项目组织的培训，并成绩合格。应制定本单位居民健康档案管理制度，并严格执行。
②健康档案管理要具有必需的档案库房，配备档案装具，按照防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等要求妥善保管健康档案，指定专(兼)职人员负责健康案管理工作，保证健康档案完整、安全。
③使用多途径的信息采集方式建立居民健康档案。健康档案应及时更新，保持资料的连续性。
④健康档案的建立要遵循自愿与引导相结合的原则，在使用过程中要注意保护服务对象的个人隐私。
⑤居民健康档案统一编码，采用l6位编码制，以国家统一的行政区划编码为基础，以乡镇和街道为范围，村(居)委会为单位，编制居民健康档案唯一编码。同时将建档居民的身份证号作为统一的身份识别码。
⑥遵照国家有关专项技术规范要求记录相关内容，记录内容应齐全完整、真实准确、书写规范，基础内容无缺失。
⑦健康档案管理和服务人员在使用、管理、考核等工作中有权使用健康档案，其它机构或个人需要使用健康档案时，必须向中心提出书面申请，经批准并经本人或其监护人同意后，方可使用。
⑧居民健康档案为社会公共信息资源，应长期保存，不得流失、损毁，违者依法追究责任。
4、逐步实现居民健康档案管理信息化管理
(1)主要任务：健康档案实行信息网络化管理，提（小编★）高居民健康档案信息管理水平和质量。
(2)基本规划：利用现有资源及时把新建立的纸质居民健康档案录入计算机网络平台，并及时更新档案。
三、项目组织与管理
1、中心负责项目实施的领导与管理，负责制定实施方案。
2、分管负责人负责项目实施，包括制定实施计划、开展人员培训、技术指导、绩效考核、信息管理等。
3、中心、服务站、村卫生室负责为其直接服务人口建立居民健康档案，中心负责辖区内社区卫生服务站、村卫生室建档工作的指导与管理。
四、项目实施监督与考核
(一)中心负责辖区社区卫生服务站、村卫生室健康教育的经常性督导检查、效果评价。 县妇幼保健所负责中心的督导检查、效果评价每年不少于2次。考核结果与评优和经费安排挂钩。
(二)督导考核主要内容：项目实施计划制定、组织管理、人员培训、经费到位和使用、建档数量和质量、档案更新与管理、服务效果、居民满意程度等。
(三)主要评价指标
1、健康档案建档率=建档人数／辖区内常住居民数×1O0％
2、健康档案合格率=填写合格档案份数／抽查档案总份数×1O0％
3、健康档案使用率=抽查档案中有动态记录的档案份数／抽查档案总份数×100％(有动态记录的档案是指一年内健康档案记录有符合各类服务规范要求的有关医疗卫生服务记录)
4、健康档案真实率=抽查档案中内容真实的档案份数／抽查档案总份数x 100％(真实可以通过电话询问、逻辑判断等)
5、健康档案管理情况。
太和县城关镇卫生院
连桥社区卫生服务中心
20××年1月1日
档案管理实施方案 篇五
为认真贯彻落实《二期工程建设档案管理办法》和《二期建设工程竣工文件编制办法》，强化对项目文件的过程控制能力，确保项目档案齐全完整、内容准确、系统规范，真正做到档案管理与工程建设同步推进、纸质档案与电子档案同步建立、档案应用与工程管理同步见效，针对档案管理，特制定以下具体实施方案。
一、总体思路
坚持项目档案全过程管理理念，遵循“谁主管谁负责”、“管生产必须管档案”的原则，以落实项目法人负责制为核心，以建立健全管理制度为抓手，以强化事前介入、事中控制、事后检查、验收把关等多环节控制为主线，创新实践档案管理工作新思路、新模式、新方法，提升项目档案管理水平，使项目档案管理工作与工程建设同等重视、同步推进、同步落实，实现“建精品工程，创精品档案”的工作目标。并以项目档案工作的规范开展促进建设项目管理工作的优化提升，更好地为项目建设与管理服务。
二、档案管理组织体系及职责
档案管理组织体系是档案管理责任制运行的根本保障，组织体系须充分体现科学性、合理性和效能性。二期工程档
1案管理组织体系分为三级：
（一）档案管理工作领导小组
领导小组由指挥部分管档案工作的副总指挥担任组长，各处室主要负责人为成员。主要职责为：全面部署和领导推进档案管理实施工作，审定档案管理制度，研究决策档案管理工作中出现的重大问题，审查归档资料，组织档案专项验收等。
（二）档案管理工作办公室
档案管理工作办公室是领导小组下设的日常办事机构，设在指挥部办公室，下设档案室。指挥部办公室主要负责人为档案管理工作办公室负责人，各处室分管负责人和档案管理员为成员。主要职责为：指导和推进落实档案管理实施工作，制定指挥部档案管理制度，检查项目部档案管理制度，组织培训交流活动，组织开展专项检查等过程控制活动，检查归档资料的真实性和完整性，承担档案专项验收的准备工作等。
（三）项目部档案管理工作小组
项目档案管理实行项目法人负责制。各施工、监理项目部进驻现场后必须及时成立档案管理工作小组，项目经理任组长，分管经理和档案管理员为成员。主要职责为：学习落实指挥部颁发的档案管理制度，制定项目部档案管理制度，落实档案管理实施工作，事先建立档案文件体系并确保文件及时归档，配合开展各项检查工作并及时整改，完成竣工文件组卷及自审，协助进行档案专项验收工作等。每个项目部
2必须设专职档案管理员1名，并根据工程量的大小配备足够数量的档案管理专兼职人员。要求选派责任心强、有一定工作能力和经验的人员承担档案管理工作，项目部应建立激励机制，给予称职的档案管理员一定的报酬和奖励。
档案管理工作领导小组将定期和不定期地召开工作会议，听取档案管理工作办公室的汇报，研究部署档案管理推进工作。档案管理办公室定期召开工作会议、经验交流会议和专题研讨会议，总结推广好经验、好做法，分析研究档案管理面临的问题，并制定对策措施。项目部档案管理工作小组定期召开工作会议，检查档案管理实施工作落实情况，并及时向档案管理工作办公室上报总结报告。
三、档案管理制度体系
档案管理制度体系是档案管理运行的重要载体和基础，制度体系须充分体现完整性、实用性和指导性。二期工程档案管理制度体系分为二个层面：
（一）指挥部层面档案管理制度体系
指挥部需重点抓好以下几个部分的职责和制度的建立、修改和完善：
1、档案管理工作领导小组、档案管理工作办公室职责；
2、档案管理员工作职责；
3、档案管理办法；
4、竣工文件编制办法；
5、档案管理实施方案；
6、培训交流制度；
7、监督检查和整改制度；
8、考核奖惩制度；
9、档案专项验收制度；
10、其他与档案工作全部流程相关联和配套的各项管理制度。
（二）项目部层面档案管理制度体系
施工、监理项目部需重点抓好以下几个部分的职责和制度的建立、修改和完善：
1、档案管理工作小组职责；
2、组长（项目经理）、分管经理、档案管理员工作职责；
3、档案工作流程和管理制度；
4、自检制度；
5、考核奖惩制度；
6、其他与档案工作全部流程相关联和配套的各项管理制度。
指挥部对修改完善后的制度将以文件形式下发，项目部修改完善后的制度须在进场后的15日内报档案管理工作办公室备案审查。项目部须组织相关人员开展学习研讨活动，让每一个相关人员都能熟悉了解所在岗位的档案管理职责、档案工作流程、相关管理制度规定和责任要求。
档案管理工作办公室和各项目部需建立档案管理制度体系更新完善制度。一方面，当国家相关法律法规发生调整变化或上级提出新的相关管理要求时，当项目部组织结构、管理模式等发生调整变化时，都需对档案管理制度体系及时进行更新完善；另一方面，制度体系也必须在运行实践中不断加以补充、修订和丰富完善。
四、档案管理运行体系
档案管理运行体系是档案管理相关制度能否落实的关键，运行体系须充分体现针对性、全面性和强制性，涵盖档案工作的各个环节。二期工程档案管理运行体系包括六个方面：
（一）通过合同约束强化档案管理工作
4指挥部在编制招标文件时，以建设项目档案工作质量与工程实体建设质量同等重视、目标要求一致、考核措施一致为原则，将严谨、规范、科学地开展档案管理工作作为体现投标人管理水平的重要组成部分纳入特殊条款中，并在评标分值设置中占有一定比重，以此强化投标人对档案管理工作重要性的认识。
建立档案保证金制度，在招标文件和合同中明确规定建设项目档案保证金条款和数额，以及返还条件。要求监理项目部把档案管理工作纳入监理工作程序和内容，既监理工程质量，同时也监理项目档案质量。
（二）加强档案管理培训指导和交流
各项目部对指挥部下发的档案管理制度须及时组织学习，并深刻领会。档案管理工作办公室在项目部进场后的15日内将组织开展集中培训活动，分管经理和档案管理员必须参加。培训内容包括国家、省市、行业有关档案管理法律法规和指挥部颁布的各项制度，竣工文件结构划分、编制要求和组卷格式，档案工作实施方案等。培训方式采取授课和交流相结合的方式，根据实际需要，聘请档案管理专家传授知识和经验，并进行互动交流。培训时间以参加培训人员掌握档案管理工作要点，能正常开展档案管理工作为止。要求参加培训人员积极准备，认真听课，大胆提问，确保培训活动达到提高档案管理人员业务能力的效果。
项目部在档案工作实施过程中遇到问题和难题时，须及时与档案管理工作办公室联系，档案管理工作办公室将及时
5给予指导。同时，档案管理工作办公室需增强主动服务意识，经常深入项目部进行调研，组织交流活动，释疑解惑，并推广好经验、好做法。
鼓励档案管理人员参加档案管理机构举办的培训班、学术讲座、学术会议，开展业务调研和考察，并将新规定、好方法及时反馈档案管理工作办公室，以便进一步提高项目档案管理整体水平。
（三）建立项目档案“预立卷”制度
“预立卷”是指项目实施前，按照规定的归卷条款建立系列卷盒，并将项目实施前和实施中办理完毕的文件及时归入相应卷盒的工作。实行“预立卷”制度，可以预见性地做好平时文件暂存管理工作，避免文件缺失遗漏，极大地减轻项目后期文件整理组卷和归档工作量。
“预立卷”的关键在于按照相应的法规和标准确定文件结构体系。指挥部颁布的竣工文件编制办法明确了竣工文件分为工程准备阶段文件、招投标文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、科研文件等七个部分，并确定了部分、卷、册、分册、辑等五级结构体系及编号。
按照文件结构体系及编号，档案管理工作办公室承担工程准备阶段文件、招投标文件、竣工验收文件、科研文件等四个部分文件的卷盒建立工作，施工项目部承担施工文件、竣工图等二个部分文件的卷盒建立工作，监理项目部承担监理文件的卷盒建立工作。
由于项目施工标段较多，标准不一、文件复杂，因此竣工文件编制办法中对施工文件、监理文件、竣工图等文件的结构分解只到“册”层级。要求施工项目部按照文件结构体系和编号，根据实际情况，在进场后的1个月内完成施工文件和竣工图文件结构体系的向下分解和编号，建立相应系列卷盒，明确每个卷盒内的文件名，并及时报监理审核、档案管理工作办公室审定。同理，要求监理项目部完成监理文件结构体系的向下分解和编号，建立卷盒，报档案管理工作办公室审定通过后执行。
档案管理员对办理完毕的文件须及时进行收集、登记、整理，并归入相应的卷盒中。档案管理工作办公室将对卷盒的建立和平时归卷情况进行指导和检查，项目经理须将档案管理工作纳入日常管理工作中。在归卷运行中，项目部可根据实际情况对预立卷类目进行调整，但调整后的类目须报档案管理工作办公室审定批准。
（四）推行项目档案“首件制”
项目档案“首件制”是指通过对首件案卷完整性、准确性和系统性的确认，发挥首件案卷的示范作用，带动、推进和保障后续案卷质量的一种做法。后续案卷质量不能低于首件案卷标准。
各项目部通过执行“预立卷”制度，在整理、归卷形成完整的首件案卷并完成自检后，报监理和档案管理工作办公室审核、审定。档案管理工作办公室在审查首件案卷符合竣工文件编制办法中的编制要求后，签发《首件案卷确认书》。如不符合要求，则提出整改意见并给予指导，项目部完成整改后，再报监理和档案管理工作办公室审核、审定。确认后的首件案卷，作为其他案卷的归卷样本。
（五）强化项目文件的过程检查和竣工文件的分级审查档案管理员在收集、整理项目文件时，必须强化自检力度，发现问题及时处理，确保归卷文件符合编制要求。施工项目部提交的工作报告中必须包含归卷文件自检结果。监理项目部须将对施工项目部归卷文件的检查纳入日常监理范围，发现问题及时下达整改通知书，每月提交的监理报告除包含本部门归卷文件自检结果外，必须说明对施工项目部归卷文件的检查结果。档案管理工作办公室每月组织一次专项检查，根据需要邀请外部专家参加，检查内容包括：项目部组织体系运行情况，管理制度执行情况，归卷文件的及时性、准确性和规范性，问题整改落实情况等。对检查中发现的问题下达整改通知书，检查结果通报各项目部。
施工文件、竣工图等竣工文件审查实行“四级审查制”，即施工单位自审、监理单位复审、指挥部审查、竣工验收委员会终审；监理文件实行“三级审查制”，即监理单位自审、指挥部审查、竣工验收委员会终审；其他竣工文件实行“二级审查制”，即指挥部自审、竣工验收委员会终审。在指挥部审查通过后，各项目部须及时向指挥部移交全套案卷。在竣工验收委员会终审前，指挥部将邀请专家对项目档案进行预验收，并召开档案工作专项会议，查漏补缺，及时整改，确保竣工档案真实、准确、完整。
（六）严格考核奖惩制度
各项目部须建立分级管理的档案责任制考核奖惩制度，将考核奖惩工作常态化，考核结果应与相关责任人的荣誉和经济利益挂钩。
指挥部档案管理工作办公室除建立档案管理考核指标体系外，将根据工程推进情况和档案管理工作实际，组织开展专项竞赛创优活动，同时在制定工程劳动竞赛目标、节点目标、质量目标等过程中增加档案管理内容，将档案检查结果与工程评优考核挂钩。
对在档案管理工作中作出突出贡献的项目部和个人，指挥部将给予适当的表彰与奖励，出具业绩证明。对违反相关规定，档案质量不达标，且整改不及时、不到位的项目部和责任人，将给予通报批评，并按规定给予相应的经济处罚。对于特别严重的，将不予返还保证金。
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