刘玉民 李亮 班浩 潘鑫池 谷思睿 赵炳陶
(1.北京冬奥组委规划建设部，北京 100041；
2.北京城市副中心投资建设集团有限公司，北京 101101；
3.北京国家速滑馆经营有限责任公司，北京 100192)
各类大型国内或国际赛事活动往往需要使用多个场馆或场馆群。在筹备阶段，各场馆交付赛事组委会负责各类设施搭建、设备物资移入，保证场馆设施与赛事举办各项运行需求匹配。该项工作涉及面广、工作量大、程序复杂，因此，尽早启动计划编制和整体规划部署至关重要。良好的计划组织对项目安全、质量、进度、成本控制等方面具有积极影响。
设施计划整合基于项目时间管理，目的是提高各参与方的协调性，强化总体控制能力，保证项目的多个并行活动在约定时间内完成计划任务。在实际运用过程中，一方面是侧重管理方法，注重整体的组织架构以及各领域(专业)之间的有机结合，形成整合之势；
另一方面，通过技术手段(理论应用、软件应用等)保证设施计划的科学性、合理性。
1.1 场馆数量众多且分散
北京市和张家口市同为2022年北京冬奥会的主办城市，冬奥场馆分布在北京赛区、延庆赛区和张家口赛区，形成“两地三赛区”协同办赛布局。其中，北京赛区承办所有冰上项目和大跳台滑雪项目，延庆和张家口承办雪上项目。
各场馆在交付冬奥组委前，需要按照奥运赛事标准进行永久性设施建设或改造，同时需满足业主方的经营需求，因此，交付时间和交付条件差异较大。
1.2 场馆设施种类(专业)繁多
为满足赛事需求，场馆团队需要组织多个种类的设施安装、转换和拆除工作。尤其是在冬奥会赛前阶段，数十家中外供应商在同一时期进入各主要场馆，完成各项设施的安装任务。
同时，设施安装任务复杂、琐碎，很多安装任务需要由设施、电力和技术等多个专业提供基础条件。在前期，交叉工作的具体需求和界面并不清晰，需要提前规划和明确各实施主体进入场地施工的内容和时间，否则会对赛事举办造成巨大影响。
1.3 参与方众多
为满足赛事举办要求，参与赛事场馆设施筹备工作的相关方众多。很多工作人员来自不同国家，语言、文化背景、工作习惯、理解问题的方式等各不相同。在各项设施筹备过程中，需求方和供应方之间、场馆和供应商之间、需要相互配合的供应商之间存在大量需要不断沟通解决的问题，因此，急需建立一套强力、有效的协调机制。
1.4 外部环境复杂
2020年年初，新冠肺炎疫情暴发，造成诸多不确定因素。在考虑疫情防控的前提下，将防疫分区和闭环管理设施纳入场馆规划，这进一步增加了冬奥场馆设施筹备工作的难度。因此，必须提前进行风险预判并制定相应措施。
为了应对上述困难和挑战，总结近几届奥运赛事组织的经验教训，北京冬奥组委与国际奥委会共同决定以CPM法为基础，进行设施计划整合。为了便于多个场馆和众多供应商之间协同工作，基于CPM理论逻辑开发了“场馆设施整合计划表”(Venue Integrated Schedule，VIS)，以此作为计划编制的基本框架。
VIS模板框架基于关键工作和关键路径原理，将场馆为满足赛事的各项关键活动和所需提供的设施任务等信息进行梳理和排序，通过整合各类信息，制订合理的总体计划。根据北京冬奥会的需求特点，VIS模板使用Project软件开发，包括关键影响因素梳理、安装任务分解及排序、梳理残奥项目转换任务等功能，具体分析如下。
2.1 关键影响因素梳理
关键影响因素主要包括场馆运行摘要和场馆使用协议等重要的运行里程碑、场馆使用期及各区域独家使用期等制约工程窗口的相关活动时间。该部分信息在计划整合初期进行收集，用于各阶段核对设施工期是否满足运行需求。
2.2 安装任务分解及排序
赛前安装计划是VIS的核心部分，VIS安装部分模板示例如图1所示。具体步骤如下：
(1)各场馆对场地进行分区，在空间上进行总任务包分解，并梳理安装任务。
(2)为每项任务标注名称、开始和结束时间、交付领域和供应商。
(3)对每项任务与前置任务进行链接(如有)，保持该任务与相关任务联动，保持顺序逻辑。为了提高场馆团队工作效率，VIS模板提供竞赛场地、转播综合区、计时记分用房等通常区域的一般工序(场地准备—设施搭建—电力接入—家具白电移入—技术接入—专业终端设备安装)用于参考。
图1 VIS安装部分模板示例
(4)标记各类设施开始时间和结束时间，作为里程碑。
(5)排序完成后，对照关键影响因素判断总工期是否可行。
(6)各供应商将场馆计划反馈至总部，根据资源调配和生产能力对所负责的所有场馆计划进行总体校核确认。
2.3 梳理残奥项目转换任务
对于涉及残奥会和多项目转换的场馆，应梳理不同赛事的运行关键日期，以及以场馆分区为基础的转换期工作任务。该阶段的工作任务主要是竞赛场地转换、搭建临时无障碍设施、景观标识转换和部分转播商设施转换等。VIS转换期部分模板示例如图2所示。
2.4 拆除任务分解及排序
综合考虑工程特点、场地条件、物流能力等因素，确定设施拆除和场地恢复的先后顺序及时间计划，VIS冬奥会赛事运行及拆除部分模板示例如图3所示。
2.5 关键工作和关键路径动态管理
赛前安装任务最为复杂且对赛事成功影响最大。通过对安装任务的分区、罗列、分解、排序，得到场馆设施筹备网络计划，并分析关键路径。不同场馆的竞赛项目、环境条件、人员组织等因素差异较大，其关键工作和关键路径也不尽相同。随着设施筹备工作的不断推进，关键路径也随之动态变化。
以某冰上竞赛场馆为例，其设施筹备关键路径包括转播、媒体、竞赛、技术、服务保障、景观标识等，如图4所示。其中，转播路径和竞赛路径具有作业量大、交叉领域多的特点，在同一时间内交付风险更高。而这两条路径的按时交付也是赛事成功最为关键的条件，因此，这两条关键路径是计划整合的重点，其他路径任务交付必须服从其配合要求。
图2 VIS转换期部分模板示例
图3 VIS冬奥会赛事运行及拆除部分模板示例
为保证VIS的顺利推行，北京冬奥组委和国际奥委会共同组织成立了场馆设施整合工作组(Venue Integrated Group，VIG)，对各场馆设施计划进行统一的规划、支持、跟踪和管理。同时，配套制定和发布了分工、议事、监督等平台制度。北京冬奥组委和国际奥委会形成合力，给予场馆团队类似“中央厨房”形式的支持和监控，积极推动“多任务并行、参与方各负其责”的冬奥会场馆筹备工作。
3.1 建立管理组织架构
北京冬奥会的设施整合计划工作由北京冬奥组委高层领导发起并部署，多单位协同配合。在赛前15个月，北京冬奥组委发布了《关于北京冬奥会和冬残奥场馆各类设施安装计划整合工作方案》，明确将VIS作为统一的标准化计划工具；
由北京冬奥组委和国际奥委会组建VIG负责总体计划协调和监控；
设立协调小组，包括北京冬奥组委主要业务领域骨干和国际奥委会顾问等成员，负责工具开发、下达任务、组织协调等工作；
通过召开工作营和VIG例会，保持高频沟通，支持各场馆筹备工作同步推进。
每个场馆团队都是一个设施计划整合工作单元，需要建立以后勤(设施)副主任为主要负责人的计划编制核心团队，并赋予其协调统筹的管理职能；
需要组织各核心业务领域成员跟进计划整合工作，确保各类设施计划信息能够及时提供和有效更新；
坚持“专业人才干专业工作”的原则，配备熟悉工程任务逻辑和能够熟练运用计划软件的计划专员。
北京冬奥会场馆设施管理组织架构示意如图5所示。由图5可知，设施整合基于冬奥会场馆赛时规划(Overlay Book，OB)，通过系统梳理各专业空间和流线需求，明确设施工程量以及空间交叉和衔接关系，以“竞赛+转播+场馆运行”为核心，瞄准赛时需求，优先推进赛时强相关业务领域工作。
图5 北京冬奥会场馆设施管理组织架构示意图
3.2 阶段整合，逐步深化
整合工作阶段划分为启动、准备、深入整合和实施4个阶段，如图6所示。通过稳健的组织架构和层层深入的推进方式，保证统一的标准和原则被有效推广。在众多场馆团队和相关方开始工作之前，协调小组已经将工作逻辑理顺，开发VIS模板，汇总相关信息的工具包，提供类似“中央厨房”式的服务，保证各参与方快速进入工作状态，大大缩短了总体计划周期。
3.3 标准化VIG报告
VIG报告是供VIG例会各参会方审阅的场馆设施计划概要。简单来说，VIG报告是从VIS中提取的关键任务(里程碑)及其交付计划和完成状态。VIG报告模板与VIS关联，数据通过软件直接导出。通过CPM法提取关键工作，分析各项活动的逻辑关系(结束-开始、结束-结束、开始-开始和开始-结束)，计算项目的持续时间和时差，进行合理的资源配备。
3.3.1 关键里程碑审议
关键里程碑包括场馆运行的关键节点以及主要设施的交付里程碑。首先，筛选每类场馆最为关键的设施交付任务和与相关方交付任务相关联的任务，如转播、技术、计时记分系统等设施安装前需要具备的基础平台、线槽、电力等条件。其次，进行关键里程碑审议。例如，根据OBS(奥林匹克广播服务公司)等终端设备提供方提供的场馆设施安装清单和计划开始时间，将该时间纳入其前置任务信息中，并作为截止时间进行比对，分析这两项任务的交付计划是否匹配，根据分析结果进行讨论协商。
3.3.2 里程碑风险评价
为了对VIG报告中的里程碑进展进行追踪，将里程碑风险分为4级，即高风险(不具备预估计划的条件或难以达成一致的计划)、中风险(达成初步计划)、低风险(供应商已确认可执行的计划)、完成(任务交付)。通过里程碑风险评估，可以大大提高VIG会议的沟通效率。VIG报告里程碑、时间信息及风险状态示例如图7所示。
3.4 反馈和追踪机制
每次VIG例会结束后，协调小组应及时将会议总结报告分发至各参会方，进入下一次VIG例会的准备周期。通过VIG例会制度，各相关方能够了解和追踪最新的场馆设施筹备进展，实现动态管理。此外，每次例会后，协调小组会将总体进展和高风险问题向北京冬奥组委高层和相关部门报告并持续跟进，保证问题快速解决。场馆设施计划整合流程图如图8所示。
(1)有利于直观反映各项任务之间的逻辑关系，便于项目团队更加科学合理地调配资源；
有利于划清配合界面，根据里程碑任务之间的可视化依赖关系提前制订资源配置计划；
有利于高效整合既有资源，夯实工程实施交付基础。
(2)计划整合过程有助于促进场馆团队与各参与方共享信息、协作配合，充分发挥各方经验和优势，以推演计划为抓手打通工作路径，保证各场馆工作标准一致、步调一致。
图6 整合工作阶段划分示意图
图7 VIG报告里程碑、时间信息及风险状态示例
图8 场馆设施计划整合流程图
(3)通过VIG报告提取VIS关键工作，有助于将复杂任务进行分解，更加直观地反映进度管控链条；
将关键任务进一步分解为工作序列，使具体行动计划符合全局需求。
(4)通过定期审议机制，直观确定项目中最重要的工作任务和工作序列；
明确问题反馈和升级传导机制，有利于各级管理者紧抓重点项目和问题；
每次月度例会协调追踪100余个问题，平均每个场馆4～5个。同时，VIG例会形成了持续有效的监督体系，避免了计划过于保守、执行拖延等问题。VIG例会追踪问题数量示意图如图9所示。
图9 VIG例会追踪问题数量示意图
综上所述，以CPM法为基础开发的场馆设施计划整合方法在北京冬奥会中得到成功应用，保证了各项设施筹备工作科学、有序推进。研究结论如下：
(1)CPM法对于多任务、多参与方的计划整合十分有效。同时，需配套有效的管理机制，保障技术路线发挥实质作用。
(2)设施计划整合的出发点是以服务赛事为核心，为赛事组委会统筹管理服务，为场馆团队组织调度服务，为供应商明确工作任务和计划服务，最终实现节约管理资源、生产成本、人力成本和时间成本的目标。
(3)“中央厨房”式的支持方式可以简化计划单位的行动指令，推动多个并行任务标准化进行。由于参与方众多，管理形式不宜过于复杂，可根据赛事活动规模对工作流程和管理工具进行简化和优化。
(4)设施整合计划是随着设施筹备工作的深入动态完善的。设施需求和工期排序是协商合作的核心，既不能由一方随意调整，也不能教条执行，应遵循“动态调整、共同协商、及时纠偏”的管理原则。
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