周洪蔚
（山东省荣成市档案馆，山东 荣成 264300）
事业单位是我国公共社会组织中的重要组成部分，扮演着公益事业职能履行的关键角色。作为履行政府行政职能的补充机构，事业单位在档案管理工作方面十分重视，也注重加强推进档案管理工作的改革优化和创新。特别是信息化时代的到来，为传统的档案管理开创了新局面。大量数字化技术与档案资料的收集、分类、规整、存储、利用、保密等传统工作深度结合，在提升效率、精准度和便捷性上发挥了重要作用，也推进了档案管理模式的改革，不过在转型之中也面临不少困难挑战，需要在今后的工作实践当中加以持续的改进和优化，促进其协同发展。
1.1 是提升档案管理效能的必然选择
事业单位因为要按照党政机关的工作标准流程去开展各项事务性工作，因此在日常工作中会形成大量的各类文件、公函、会议纪要、发言材料、工作汇报、计划、总结等文字性材料，还有具体承接工作时的工程、项目资料，他们很多也是以图表、视频、音频等多媒体形式储存的，在年复一年的往复循环中，各类资料就会不断地积累增多，而档案管理程序的严格性和多环节特性，会导致工作内容的复杂度和工作量的陡然增加，为相关工作人员带来了巨大工作压力。这就容易导致管理效率低下、工作质量降低等现实问题，其主要的痛点在于大量的数据无法通过电子系统进行处理和交换，如果仅靠人工的转换和传输，势必是难以持续的。而数字化的档案管理模式，就是针对这一问题而生的，它依托互联网架构，使得各类档案信息可以通过局域网和广域网在指定范围内高速传递。管理人员可以通过数据库技术，将各类档案资料信息进行智能科学的归类，实现信息的高效整合，分门别类的处理档案信息，并且借助于计算机技术，对于资料本身的关键要素、采集、存储、使用等各环节的数据，都能快速、精准和全面的记录，及提升了管理工作效率，又确保了数据质量的准确和可靠性，显示出了数字化档案管理的必要性和价值优势。
1.2 推动事业单位管理转型的必然要求
档案管理是事业单位管理体系的一部分，承担了较多的关键职能，在传统的管理模式下，事业单位需要调配专门的人员、设置专门的机构去落实相关的档案管理制度和要求，而且在资料内容增多、管理半径增大的情况下，部门人员也会相应的增加，无异于增加了单位的管理负担，而因为单位人员编制是极为有限的，所以人员不能一味地增加，那么就会产生人员单位的工作量增加，临聘人员增多的情况，这不利于当前事业单位改革的总体要求，也会拉低事业单位的管理效率，那么在这种情况下，引入了数字化管理技术后，让档案管理从原有的人工资源支持变为了信息网络资源的技术支撑，大大提升了管理效能和速率，把更多的管理人员解放出来，人与信息技术和档案管理的关系也在发生着深刻变化，管理工作人员把更多的精力放到了如何做好档案管理的制度框架的顶层设计，开展优化创新工作，从而能够把档案管理工作打造成为事业单位管理转型的标杆。
2.1 数字化管理配套软硬件设施有所欠缺
数字化关里面模式要依托先进的数字化技术，目前大多数的事业单位都实现了档案管理的纸质画画额电子化的双线管理模式，不过在电子化升级中，数字化的技术应用层次和硬件设备的投入引进还有一定的差距。一些事业单位的电子管理系统很久未升级更新，处理效率和质量和当前的互联网时代的信息传输能力严重不符。究其原因主要是很多事业单位在面对数字化管理系统的巨额前期投入上，有限的财力状况显得捉襟见肘，导致了很多单位在信息化管理的保障力度上显得不足，比如当前的5g通信，人工智能，大数据分析等先进技术，也很少在事业单位档案管理系统中得以尝试和应用。
2.2 档案检索调用方式有待创新优化
就当前的事业单位的档案资料检索和使用的方式看，有很多还是沿用传统人为方式，尽管较为可靠，能够灵活应对一些复杂多样的问题，但是整体效率远远低于计算机技术，同时如果数据量一旦增大，人工处理也容易出现人为失误，造成档案数据质量不高。其次，人为处理档案资料容易造成各部门和行业之间短板标准不统一，例如一些重要的会议资料档案，有的单位是按照会议日期和会议规格进行分类，而有的单位则是以会议主题为标准分类，不同单位之间在信息交流时就会产生一定的不便。
2.3 数字化管理制度体系有待优化
在信息化档案管理工作中，需要全面系统科学的标准体系进行约束和指导，不过事业单位对于数字化条件下的档案资料管理的认知相对有限，在一些流程，操作要点，保密原则等内容上，缺少系统的设计谋划，没有实现数字化技术和档案管理的有机结合。尤其是在一些责任落实和工作细则上，还有很多工作要做。管理人员在具体的执行过程中，还存在很多迷茫和疑惑之处，造成了很多档案信息资源在效率性和质量性上都存在较大的风险，因此在日后的改进提升道路上，要把管理规范标准和制度体系建设放到更重要的位置上。
3.1 加强组织领导，充实保障力量
事业单位的主管部门要把档案管理的数字化建设放到重要议事日程上。指导事业单位成立专项领导组织机构，统筹系统内或者行业内的档案管理信息化工作。加大各项资源的投入力度，设立专项的资金和人才队伍，保障转型当中的各项需求，同时做好资金用途的监控和建设项目的绩效评价，确保资金用到实处，发挥作用。领导组织机构应当对事业单位的档案管理现状进行深入调研，掌握当前在转型当中存在的困难和问题，并做好针对性的问题解决方案设计。要重点围绕数字化软硬件设施和系统的更新升级，筹集和申请项目资金，必要时邀请专业的数字化管理团队，就信息系统的版本、功能、操作形式和管理架构的时效性和便捷性做全面评估，对硬件设施的信息处理和传输能力进行甄别，做好设备的保养和维护工作，软件系统的升级和更新，确保设施和系统在数字化管理上发挥关键作用。
3.2 不断健全数字化的管理体制
要统筹纸质档案和电子化档案资源管理，做好二者之间的管理制度相衔接和配合。数字化管理制度体系的设计也要遵循纸质档案资料管理中形成的制度原则，包括了质量原则、时效原则、保密原则、分级管理原则等，这些都应当成为数字化管理制度中的底线性要求，同时也要充分融合数字化技术的优势和特点，特别是在效率性、便捷性、智能性的体现上，应当着重在制度中加以体现。制度体系设计要坚持分类指导、分门别类，结合档案本身性质的差异性，设定合理的制度要求，确保制度具有可操作性和严谨性。
3.3 着力做好内部档案体系和外部数字化服务架构的融合
事业单位需要立足档案管理的总体服务需求，有选择性地与外部专业的数字化服务平台进行全面的对接，管理方案上要对资料的检索功能进行不断的优化，以此为前提来开展之后的档案资源的衔接工作。在管理系统的网络架构设置时，要结合差异化的服务对象，以当前的网络类型为基础，着力打造各类服务平台，以此来做好数字档案信息数据的分层交互和共享。数字化的档案中心要综合档案资料的服务半径来构建适应的服务平台架构，通常情况下有三种类型，一类是在单位内部局域网的节点下搭建服务于个部门档案使用人员和档案室管理人员的基础服务平台，一类是与地方的政府服务网络信息库相对接，服务于党政机关、企事业单位，用于各类文件资料的存储、归类、传递和共享，提升党政机关的档案信息资源共享水平，档案室可以依据其本身的实力水平，打造适度规模的信息化档案服务中心，集成区块链、云计算和大数据分析的先进数字化技术，服务更多的需求单位，并且也能有效的有力地推动电子政务信息公开等工作的顺利进行。最后一类是服务于普通公众的公共类档案信息交流的服务平台。它是以公众媒体网络为依托，把主动对外公开和已发申请对外公开的档案资料内容，归置在服务平台上，为公众设置可以查询、调阅的服务模块和窗口，实现了现公众档案信息资源价值的最大化。
3.4 做好档案资源的精细化管理
在推进档案数字化管理的制度体系建设的同时，也要重视档案资料的精准管理，做好重要数据和资源的整合与管理，在科学的管理体系的指导下，针对文档的归档、一体化、数字档案资料的鉴定和资料信息保密等具体的制度要求，设定操作和执行细则，特别是在网络安全方面，要加强信息系统的防火墙构建，定期对系统做好计算机病毒的查杀，防止一些涉密信息泄露、篡改和丢失。另一方面，要做好档案资源的精准分级管控，按照国家关于档案管理和密级管理的法律法规要求，严格执行资料信息的保密要求，分级分类开展资料管理。最后要做好信息载体质量的提升，在电子类信息的运行持续时间上要适当增加，发挥数字化传输的更大优势。除了对硬件设备的基本保护比如做好中央处理器的防潮、防火、降温之外，还应当不断强化软件系统的密码管理和权限管理的手段技术，实行岗位不相容原则，切实切断数据被人为破坏修改的路径，以此来提升数字档案资料的安全性，发挥其应有价值。
档案管理在事业单位的日常运行中起到了重要作用，有利于事业单位更有效的开展资料利用和历史信息的检索和查阅，而在数字化技术的不断推行下，推动档案管理的数字化势在必行，有关单位应采取有效措施，有效增强档案管理的信心化水平，引领档案事业的高质量发展。
猜你喜欢档案资料事业单位数字化家纺业亟待数字化赋能纺织科学研究(2021年6期)2021-07-15公路工程档案资料管理的信息化创新中国公路(2021年7期)2021-04-02论事业单位财务内部控制的实现现代经济信息(2020年34期)2020-06-08地质档案资料的保密工作探析现代企业文化·理论版(2019年22期)2019-09-27高中数学“一对一”数字化学习实践探索福建基础教育研究(2019年1期)2019-09-10加强和改进事业单位人事管理当代陕西(2019年10期)2019-06-03高中数学“一对一”数字化学习实践探索福建基础教育研究(2019年1期)2019-05-28事业单位内部控制建立探讨消费导刊(2018年8期)2018-05-25事业单位中固定资产会计处理的优化消费导刊(2018年8期)2018-05-25简述基建工程档案资料的科学化管理策略山西建筑(2017年6期)2017-04-06