解放军总后勤部卫生部和解放军大连疗养院研制的“军队疗养院信息管理系统”(以下简称信息系统)于2006年1月起在我院正式运行和使用,药库自使用该系统至今已有两年时间。“军队疗养院全成本核算管理系统”(以下简称核算系统)是杭州疗养院在实施军区下发的软件过程中发现无法进行直接的软件安装与运行,从而自行研发的系统软件。2008年11月,先后在杭州疗养院直属院区、海勤疗养区安装并试运行。2009年1月正式投入使用。
“核算系统”涉及药械科的工作主要是药品和材料的录入及报账。由于该系统有关药品和材料的所有数据均来自“信息系统”,以至两系统在药库的实际操作工作中有着密不可分的关系。如何进一步完善两系统之间的配合,使其更加实用、高效、准确的适应我疗区药械科药库实际情况,现将工作中的心得和遇到的问题报告如下。
1所在疗区药库特点
1)药品、器材为一个库[1],只有一个采购员和一个仓库保管员,人手少。
2)药品使用量不大,尤其是心理科使用的药品较昂贵,为避免过期导致的浪费,每次采购量均不大,但录入次数因此而增加。
3)材料使用量大(年总金额1 200万左右)、品种多而杂(350种左右,且随时会有所增加)。材料主要用于体检科室如:检验、门诊、外科、放射科等。
2两系统优点
1)“信息系统”能实时监控药品、材料的使用情况,便于各种数据的统计[2,3]。对药品、材料的数量、质量进行全方位的电子化管理,实现信息采集、储存、传输手段的自动化,在一定程度上提高了工作效率,为科学管理调控和决策提供了依据。
2)“核算系统”为实现疗养院所有的收支核算数据自动汇总、信息互通和数据共享,并自动生成各种统计、会计核算报表提供了翔实的依据,为提高疗养院财经管理水平和工作效率打下坚实的基础。
3“信息系统”自身存在不足
1)不必要的反复操作较多:①进入“信息系统”的药库管理系统进行药品项目维护,在完成增加新的药品项目后,系统不支持在同一界面上进行单据入库。需退出该界面,再退出该系统,并重启电脑后,再次进入药库界面,才能进行正常的单据计账及录入。②对药品项目进行修改后,虽不用重启电脑,但仍需要退出该系统,刷新后方能进行单据的入库。③此情况也存在于设备维护系统对材料的录入中。
2)一张单据一次输入不得超过10种,否则将不能保存。在药库管理系统和设备维护系统中进行单据入库的输入过程中,一张单据若连续输入10种药品或材料,系统将不明原因出现不能保存的情况。将其按每张9种以下药品或材料输入时,能正常保存。这种情况的出现,虽不影响录入的准确性,但增加了发票录入和计账的次数,势必增加了药库的工作量。
3)保存单据中时常出现错误指示:①在入库单据的录入过程中,出现过保存一次却产生两次录入记录的情况。该情况会导致入库数量不准确。虽然能通过退货出库的方式解决,但入库查询中的录入记录依然存在,到财务报账时还需提供退货出库的记录。②在药品项目维护中增加药品项目时,出现过系统显示保存不成功但实际已保存的情况。该情况将会导致药品维护项目混乱,给医生下医嘱及会计室划价增添不必要的麻烦。
4“核算系统”对“信息系统”的影响
1)“核算系统”要求每次入库的每一个药品和材料的进价、批发价、零售价的输入准确无误,但在实际工作中会出现:一种药品在使用到还剩2、3瓶时,需进行再次采购以保证药品的连续供应。新采购的药品在入库时出现了价格与药库中剩余同种药品的价格不同的情况。我们在工程师的指导下,采取了增加同种药品不同价格项目维护的方法。该方法使用不久后又出现了新的问题:科室医生长期医嘱单中关于该药品的医嘱,中心摆药不能执行。原因在于该药品的先前的库存已用完,新入库的药品项目维护的编号与原有药品不同,自然原医嘱就不能生效。如需继续用该药物进行治疗,则需更改长期医嘱。经常无故更改长期医嘱是不符合疗案规定的。该问题有待于进一步研究并解决。
2)在“信息系统”录入药品或材料单据时,必须当天在“核算系统”全部进行报账或全部不进行报账。若部分报账,则在打印入库报账单据时会出现重复现象。一旦疏忽,容易发生错误。
5小结
“信息系统”和“核算系统”在我疗区药库的工作中已是行之有效,不可缺少的。在使用的过程中,适时的总结经验、发现问题并与大家一起分享和解决将有利于各项工作的开展。为具体工作决策的科学性、管理的针对性和监督的有效性创造有利的条件。同时,为我疗养院能成为全军一流的疗养院奠定了坚实的硬件基础。
参考文献
1李驰荣.军队疗养院信息管理系统在药械科管理中的
应用体会.中国疗养医学,2007,16(8):453
2吴培德.新版“军队疗养院信息管理系统”的应用,中
国疗养医学,2007,16(12):708
3徐明喜.新版“军队疗养院信息管理系统”的应用,
实用医药杂志,20O6,23(3):369
(收稿日期:2009-02-13)